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Service

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23. Dezember 2021

Sekretär (w/m/d)

Für das Büro des ehemaligen Vizepräsidenten aus der 19. Wahlperiode des Deutschen Bundestages (Dr. Hans-Peter Friedrich, MdB) suchen wir befristet bis längstens 25. Oktober 2025 einen

Sekretär (w/m/d)

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages ist eine oberste Bundesbehörde, die dem Verfassungsorgan Deutscher Bundestag bei der Erfüllung seiner umfassenden gesetzgeberischen und kontrollierenden Aufgaben inhaltlich und organisatorisch zuarbeitet.

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst neben Schreibarbeiten am PC nach Vorlage bzw. nach Phondiktat allgemeine Sekretariats-, Büro- und Verwaltungsaufgaben im Büro des ehemaligen Vizepräsidenten wie z. B.

  • die Verwaltung des Outlookkalenders, die Terminkoordina­tion und die Überwachung von Wiedervorlagefristen und Terminvorlagen
  • die Annahme und Weiterleitung von telefonischen An­fragen und die Erteilung allgemeiner mündlicher Auskünfte
  • die Erledigung sowie formale Überprüfung von Vorlagen und des Routineschriftverkehrs
  • die Vorbereitung von Terminen und Besprechungen des ehemaligen Vizepräsidenten und die Betreuung von (auch internationalen) Gästen
  • die technisch-organisatorische Vorbereitung von Reisen und Besprechungen, Raumausstattung- und Materialbeschaffung o. Ä.
  • die Erledigung allgemeiner Registraturarbeiten (Anlage, Führung und Verwaltung der Geschäftsakten).

Wir bieten Ihnen

  • Entgelt entsprechend der Entgeltgruppe 10 TVöD (3.492,26 EUR Brutto in Stufe 1 – bei entsprechender beruflicher Erfahrung kommt auch eine höhere Stufe in Betracht)
  • Gewährung einer monatlichen Zulage für Beschäftigte (w/m/d) bei einer obersten Bundesbehörde (275,00 EUR)
  • Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge
  • 30 Tage Urlaub
  • Betriebskindertagesstätte ohne Sommer-Schließzeiten
  • bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten sowie
  • Möglichkeit zum Bezug eines Jobtickets inkl. Arbeitgeberzuschuss

Ihr Profil

Sie verfügen zwingend über:

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Büroberuf mit Schwerpunkt Verwaltungs-, Sekretariats- oder Schreibar­beiten
  • nachweisbar gute Kenntnisse im Tastschreiben
    (schriftlich nachgewiesen durch einen Schreibleistungstest nach dem IHK-Bewertungs­standard mit mindestens 240 An­schlägen pro Minute)
  • aktuelle mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) als Sekretariatskraft (w/m/d) im Leitungsbereich des Deutschen Bundestages und/oder im Büro eines Parlamentariers (w/m/d)
  • sehr gute Fremdsprachenkenntnisse (Englisch) in Wort und Schrift

Ihre Bewerbung wird bevorzugt berücksichtigt, wenn Sie

  • einen Ausbildungsabschluss mit mindestens der Note „be­frie­di­gend“
  • eine langjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) als Sekretariatskraft (w/m/d), vorzugsweise im Leitungsbereich des Deutschen Bundestages und/oder im Büro eines Parlamentariers (w/m/d)
  • Kenntnisse im Kassen-, Rechnungs- und Haushaltswesen und im Reisekostenrecht
  • Erfahrung im Umgang mit den Systemen/Programmen/Datenbanken CORA, Verbalix Audio, Excel und PowerPoint sowie mit Internet-Recherchen (CMS-Internet) und Videokonferenzsystemen

nachweisen können.

Die genannten Qualifikationsvoraussetzungen müssen zum Zeitpunkt des Bewerbungsschlusses vorliegen und nachgewiesen sein.

Eine gute Allgemeinbildung, eine gute Sprach- und Recht­schreibsi­cherheit, praktische Erfahrung in der Erstellung und Gestaltung von Schreiben, Protokollen und Vor­lagen neben der Fähigkeit zum sorg­fältigen Kor­rekturlesen wären von Vorteil, ebenso wie Kenntnisse der Orga­nisationsstruktur und der Arbeits­abläufe in der Bundestags­ver­waltung, des Parla­ments und seiner Gremien. Praktische Er­fahrungen mit Registraturarbeiten, Terminplanung und -ver­waltung sowie mit der Vor- und Nachbe­reitung von Be­sprechungen, Videokonferenzen, Sitzungen oder Veran­staltungen sind wünschenswert bzw. es sollte die Bereitschaft bestehen, sich diese kurzfristig anzu­eignen. Begrüßt wird, wenn Sie über Er­fahrungen im Umgang mit öffentlichen Institutionen oder Personen des politischen/öffentlichen Lebens sowie Kenntnisse zum Werdegang, der politischen Schwerpunkte und Interessen des ehemaligen Vizepräsidenten verfügen; eine ausge­prägte Sorgfalt, Zuver­läs­sigkeit, große Be­last­barkeit, zeitliche Flexi­bi­lität, überdurchschnittliches Organi­sations- und Kommunikationsge­schick und die Fähig­keit zum serviceorientierten und eigenver­ant­wortlichen Ar­beiten, auch unter hohem Zeit­druck, und gute Um­gangs­formen sollten neben einem freundlichen, souve­ränen und ver­bind­lichen Auftreten am Tele­fon und im per­sönlichen Kontakt selbstverständlich sein.

Wegen der Vertrauensposition im Büro des ehemaligen Vizepräsidenten ist ein besonderes Maß an Verlässlichkeit, Verschwiegenheit und Diskretion erforderlich.

Es wird die Bereitschaft erwartet, insbesondere in Sitzungswochen oder bei Bedarf Überstunden zu leisten und sich ggf. einer Überprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) zu unterziehen.

Die Tätigkeit ist bedingt teilzeitgeeignet. Bei der Verteilung der Ar­beitszeit in Teilzeit sind vorrangig die dienstlichen Erfordernisse im betreffenden Büro in Absprache mit Herrn Dr. Friedrich zu be­rück­sichtigen.

Ihre Bewerbung

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages versteht sich als familienfreundliche Arbeitgeberin und begrüßt daher die Bewerbung von Bewerbern (w/m/d) mit Kindern. Die Bundestagsverwaltung gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Die Verwaltung des Deutschen Bundestages sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten (w/m/d) in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung (vollständiges Ausbildungszeugnis einschließlich Benotung, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse etc.), aus der die Erfüllung des Anforderungsprofils hervorgeht, richten Sie bitte nur schriftlich unter Angabe der Kennziffer: EVP Friedrich bis zum 21. Januar 2022 an:

DEUTSCHER BUNDESTAG – Verwaltung –
Personalreferat ZV 2 – Platz der Republik 1 – 11011 Berlin

Alternativ können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit verschlüsselter E-Mail an die E‑Mailadresse bewerbung.zv2@bundestag.de übersenden (Bewerbung als ein zusammengefasstes Dokument im PDF-Format im Mailanhang). Weitere Informationen zur Verschlüsselung finden Sie hier.

Bitte sehen Sie von der Zusendung von Bewerbungsmappen ab. Die Übersendung der Bewerbungsunterlagen in gehefteter oder geklammerter Form ist ausreichend. Beachten Sie dabei bitte, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden können.

Weitere Auskunft erhalten Sie durch Frau Bigalke unter der Rufnummer: 030/227-33751.

Die Verarbeitung der mit Ihrer Bewerbung übermittelten Daten erfolgt auf der Grundlage von Artikel 88 Absatz 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Die Informationen nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO erhalten Sie zusammen mit der Eingangsbestätigung zu Ihrer Bewerbung übersandt. Nach Abschluss des Verfahrens wird Ihre Bewerbung bis zu sechs Monaten aufbewahrt, um diese bei weiteren eventuellen Vakanzen zu berücksichtigen.

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