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Deutscher Bundestag - Archiv

Ordnungsgemäße Aktenführung

Inneres und Heimat/Antwort - 20.05.2019 (hib 589/2019)

Berlin: (hib/STO) Über ordnungsgemäße Aktenführung berichtet die Bundesregierung in ihrer Antwort (19/10084) auf eine Kleine Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (19/9383). Danach ist jegliches Verwaltungshandeln „dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Aktenführung verpflichtet, der wiederum auf dem Rechtsstaatsprinzip nach Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes (GG) beruht“. Nur durch die ordnungsgemäße Aktenführung werde „ein rechtsstaatlicher Verwaltungsvollzug, eine Rechtskontrolle durch Gerichte sowie Aufsichtsbehörden und eine Überprüfung durch die Parlamente gewährleistet“, schreibt die Bundesregierung weiter. Alle Beschäftigten einer Behörde seien diesen Prinzipien verpflichtet und an die jeweils geltenden Regelungen gebunden.

Die ordnungsgemäße Aktenführung stellt der Antwort zufolge „die Pflicht der Behörde zur Aktenmäßigkeit und Regelgebundenheit dar“. Das Prinzip der Aktenmäßigkeit besage unter anderem, „dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen (Prinzip der Schriftlichkeit) sowie vollständig, wahrheitsgemäß und nachvollziehbar zu dokumentieren sind, und zwar unabhängig davon, ob eine Behörde als führendes Aktensystem noch papierbasiert oder elektronisch veraktet“.

Hierzu können laut Vorlage auch Anmerkungen auf den Unterlagen selbst oder auf dort beigefügten Zetteln gehören. Solche beigefügten Anmerkungen und Hinweise würden vollständig zur Akte genommen oder - bei elektronischer Aktenführung - mit eingescannt, wenn sie aktenrelevant sind.

Zu den aktenrelevanten Unterlagen zählen den Angaben zufolge alle entscheidungserheblichen Informationen, unabhängig davon, auf welchem Weg sie die Behörde erreichen. Gegebenenfalls seien relevante Informationen zu verschriftlichen - zum Beispiel Telefonate oder SMS - beziehungsweise auszudrucken - beispielsweise Eingänge per E-Mail -, wenn als führende Akte noch ein papierbasiertes System existiert.

Wie die Bundesregierung ferner ausführt, hat die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit zu keiner Veränderung des ausgeführten Grundsatzes einer ordnungsgemäßen Aktenführung geführt.