Ordnungsgemäße Aktenführung

Berlin: (hib/STO) Um ordnungsgemäße Aktenführung geht es in der Antwort der Bundesregierung (20/7805) auf eine Kleine Anfrage der Fraktion Die Linke (20/7318). Danach haben die „Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung, die eine einheitliche und vollständige Dokumentation des Verwaltungshandelns einschließen“, in allen Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen „hohe Priorität“.

Wesentliche Grundlagen hierfür seien die „Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien“ (GGO) sowie die Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in den Bundesministerien (RegR), schreibt die Bundesregierung weiter. Zu den aktenrelevanten Unterlagen zählten alle entscheidungserheblichen Informationen, unabhängig davon, auf welchem Weg sie die Behörde erreichen. Gegebenenfalls seien relevante Informationen zu verschriftlichen beziehungsweise auszudrucken, wenn als führende Akte noch ein papierbasiertes System existiere.

Darüber hinaus finden die einschlägigen Regelungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes und des Bundesarchivgesetzes Anwendung, wie die Bundesregierung ferner ausführt. Zusätzlich haben ihren Angaben zufolge einige Ressorts und Geschäftsbereichsbehörden zur weiteren Konkretisierung - häufig bezüglich der elektronischen Bearbeitung und Veraktung - eigene Regelungen, die alle das Ziel haben, eine ordnungsgemäße Aktenführung zu gewährleisten. Auch das Bundesarchiv habe umfangreiche Informations- und Empfehlungspublikationen zur Abgabe von Archivgut erlassen, an denen sich die Ressorts orientieren können.